Datiert am: 04.03.2025, Zuletzt aktualisiert: 04.03.2025
In dieser Datenschutzerklärung (Datenschutzhinweis) wird dargelegt, wie die Oliver James Gruppe (Oliver James) personenbezogene Daten erhebt, verwendet und verarbeitet und die gesetzlichen Verpflichtungen einhält.
Unsere Kontaktinformationen: GDPR@OliverJames.com
Dieser Datenschutzhinweis gilt für Kandidaten, Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten und alle anderen Personen oder Unternehmen, deren Daten Oliver James im Zusammenhang mit der Bereitstellung von Personalvermittlungsdiensten oder anderen geschäftlichen Kommunikationen und Aktivitäten erfasst, speichert oder verarbeitet. Der Hinweis gilt für Besucher der Oliver James Website, einschliesslich registrierter Benutzer.
Oliver James unterliegt weltweit allen geltenden Vorschriften zum Datenschutz, zum Schutz der Privatsphäre und zur elektronischen Kommunikation. Dazu gehören: die Allgemeine Datenschutzverordnung (Verordnung (EU) 2016/679), das britische Datenschutzgesetz 2018, das Schweizer Neues Datenschutzgesetz (revDSG) 2023, sowie alle anwendbaren Gesetze, Verordnungen und alle lokalen Durchführungsbestimmungen (Datenschutzgesetzgebung).
Für die Zwecke dieses Datenschutzhinweises gelten die folgenden Definitionen:
Kandidat bezeichnet einen unabhängigen Auftragnehmer, einen Temporärmitarbeiter und einen Kandidaten für eine Festanstellung, einschliesslich eines Auftragnehmers oder PAYE-Kandidaten, der direkt über eine Agentur oder eine Dachgesellschaft arbeitet, sowie Personen, die Oliver James einen spekulativen Lebenslauf zur Verfügung gestellt haben.
Kunde bezeichnet einen Kunden von Oliver James, einen Auftraggeber (einschliesslich Anbieterverwalteter Dienstleistungen und Outsourcing-Unternehmen für die Personalbeschaffung) und andere Parteien, für die Oliver James Dienstleistungen erbringt. Ausserdem sind Kunden entsprechend zu interpretieren.
Mitarbeiter bezeichnet sowohl einen potenziellen Mitarbeiter von Oliver James als auch bestehende Mitarbeiter im Plural.
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
Dienstleistungen bedeutet Oliver James Rekrutierungsdienstleistungen, die die Suche nach Arbeit für Personen, welche in der Oliver James Datenbank für Kandidaten registriert sind, die Vermarktung der Oliver James Dienstleistungen an Kunden und Kandidaten, die Unterstützung des Bewerbungsprozesses von Kandidaten, die Vorstellung von Kandidaten bei Oliver James Kunden, die Verwaltung der laufenden Beziehung zwischen Oliver James und Kandidaten oder Kunden und alle anderen Massnahmen, die vernünftigerweise notwendig sind, um den reibungslosen Ablauf des Geschäfts von Oliver James als Personalvermittler zu gewährleisten
Personenbezogene Daten der besonderen Kategorie sind personenbezogene Daten, die nach den Datenschutzgesetzen einen besonderen Schutz verdienen. Dazu gehören Daten im Zusammenhang mit genetischen, biometrischen und gesundheitlichen Daten, der sexuellen Orientierung sowie personenbezogene Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft hervorgehen.
Lieferanten bedeutet Lieferanten und potenzielle Lieferanten von Dienstleistungen für Oliver James.
Persönliche Daten, die von Oliver James verarbeitet werden
Vorbehaltlich der Datenschutzgesetze kann Oliver James einige oder alle der folgenden Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten:
Name, Titel, Adressen, Telefonnummern und persönliche E-Mail-Adressen;
Alter/Geburtsdatum;
Name der nächsten Angehörigen und Kontaktinformationen für Notfälle;
AHV Sozialversicherungsnummer/Nationale Versicherung (oder eine gleichwertige Angabe im jeweiligen Land) und alle andere steuerrelevanten Informationen;
Informationen zu Gehalt, Jahresurlaub, Rente und Sozialleistungen;
Arbeitserlaubnis Dokumente;
Referenzen und andere Informationen, die in einem Lebenslauf oder Anschreiben oder als Teil des Bewerbungsverfahrens enthalten sind (einschliesslich der Ergebnisse psychometrischer Tests);
Arbeitsgeschichte und Beschäftigungsnachweise (einschliesslich Berufsbezeichnungen, Arbeitsstunden Ausbildungsnachweise, Berufserfahrung, Fähigkeiten und Berufsmitgliedschaften);
Finanzinformationen (falls erforderlich, um finanzielle Hintergrundprüfungen durchzuführen);
Informationen über Interessen und Bedürfnisse in Bezug auf eine zukünftige Beschäftigung, die sowohl direkt erhoben als auch abgeleitet werden, z.B. aus angesehenen Stellenangeboten oder gelesenen Artikeln auf der Oliver James Website;
Fotos;
Feedback von Kunden zur Leistung der Kandidaten;
zusätzliche Informationen, die Oliver James von Empfehlungsgebern, Kunden oder Kandidaten freiwillig zur Verfügung gestellt werden;
andere Informationen, die uns bei der Erbringung von Personalvermittlungsdiensten helfen, wie z.B. Versicherungsdaten und Unternehmensdaten;
Marketing-Präferenzen;
Website-Benutzerreise-Informationen:
Technische Informationen, einschliesslich Anmeldeinformationen, Browsertyp und -version, Zeitzoneneinstellung, Browser-Plug-in-Typen und -Versionen, Betriebssystem und Plattform.
Informationen über Besuche, einschliesslich des vollständigen URL-Clickstreams (Uniform Resource Locators) auf der Website von Oliver James (einschliesslich Datum und Uhrzeit); betrachtete oder gesuchte Dienste; Seitenantwortzeiten, Download-Fehler, Dauer der Besuche auf bestimmten Seiten und Informationen über die Seiteninteraktion (wie Scrollen oder Klicken).
Gemäss der Datenschutzgesetzgebung kann Oliver James einige oder alle der folgenden Kategorien von personenbezogenen Daten der besonderen Kategorie verarbeiten:
Gesundheitsinformationen, einschliesslich Informationen über eine vorhandene Behinderung, um die gesetzlichen Verpflichtungen von Oliver James zu erfüllen, angemessene Anpassungen der Dienstleistungen vorzunehmen, z.B. wenn besondere Vorkehrungen für ein Vorstellungsgespräch erforderlich sind;
wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder wenn es sich um eine Vertragsbedingung handelt, die von einem Kunden für die Stelle, auf die sich ein Kandidat beworben hat, auferlegt wird (z.B. Informationen über strafrechtliche Verurteilungen).
Erhebung personenbezogener Daten
Oliver James kann persönliche Daten sammeln:
· direkt von Kandidaten, der sich bei Oliver James in Bezug auf Dienstleistungen registriert oder Kontakt aufnimmt;
· wenn Oliver James Kandidaten, Kunden oder andere Dritte per Telefon (einschliesslich Gesprächsaufzeichnung und Transkription), SMS, E-Mail, soziale Medien oder auf andere Weise kontaktiert;
· während des gesamten Bewerbungs- und Einstellungsprozesses, entweder direkt von Bewerbern, Mitarbeitern oder von Dritten, einschliesslich Personalvermittlern, früheren Arbeitgebern, Kreditauskunfteien, Anbietern von Hintergrundprüfungen, Jobbörsen oder Vermittlungen;
· aus öffentlich zugänglichen Quellen, einschliesslich sozialer Medienseiten wie LinkedIn; und
· von Kunden in Bezug auf die Leistung der Kandidaten.
Verarbeitung von persönlichen Daten
Oliver James kann personenbezogene Daten in den folgenden Situationen verarbeiten:
zur Erbringung von Oliver James-Dienstleistungen für Kunden oder Kandidaten (einschliesslich der Organisation von Vorstellungsgesprächen, der Aushandlung von Vergütungspaketen, der Bereitstellung von Feedback, der Durchführung von Compliance-Prüfungen, der Erstellung von Rechnungen und anderer relevanter Zwecke für die Erbringung von Dienstleistungen);
um Bewerbern die Möglichkeit zu geben, Informationen zu übermitteln, sich online (auch über Websites) auf Stellen zu bewerben oder Benachrichtigungen über Stellen zu abonnieren, von denen Oliver James glaubt, dass sie für Bewerber von Interesse sein könnten;
um die Erbringung von Dienstleistungen von Anbietern an Oliver James zu erleichtern;
um die Beziehungen von Oliver James zu Kandidaten, Kunden oder anderen Dritten zu verwalten;
um andere von Oliver James angebotene Dienstleistungen zu entwickeln und zu vermarkten (sofern die Zustimmung für diese Zwecke erteilt wurde);
Gewährleistung der Netzwerk- und Informationssicherheit, einschliesslich der Verhinderung des unbefugten Zugriffs auf die Computer- und elektronischen Kommunikationssysteme von Oliver James und der Verhinderung der Verbreitung von Schadsoftware; und
um gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen.
Wenn es für Kandidaten relevant ist, kann Oliver James persönliche Daten auch verwenden, um:
die gesetzlicher Berechtigung des Kandidaten, in dem Land zu arbeiten, in dem ein Kunde Dienstleistungen in Anspruch nehmen möchte;
die Überprüfung der Arbeitsfähigkeit durchzuführen;
ein Screening vor der Einstellung durchführen;
die Informationen zur Einhaltung der Vorschriften zu überprüfen, was Oliver James anhand öffentlich zugänglicher Quellen tun kann;
die Nutzung der Informations- und Kommunikationssysteme von Oliver James zu überwachen, um die Einhaltung der IT-Richtlinien von Oliver James sicherzustellen; und
die Durchführung von Studien zur Datenanalyse, um die Mitarbeiterbindung und die Fluktuationsrate zu überprüfen und besser zu verstehen.
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Oliver James verarbeitet personenbezogene Daten nur dann, wenn es eine entsprechende Rechtsgrundlage für die Verarbeitung gibt. Am häufigsten wird Oliver James personenbezogene Daten unter den folgenden Umständen verarbeiten:
zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen, einschliesslich der Bereitstellung von Services;
um gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen;
wenn es für die legitimen Interessen von Oliver James notwendig ist, um den reibungslosen Ablauf der Geschäfte von Oliver James als Personalvermittler zu gewährleisten, solange diese Aktivitäten nicht unverhältnismässig in die Privatsphäre einer Person eingreifen; oder
wenn die Zustimmung zur Verwendung der Daten einer Person durch Oliver James erteilt wurde.
Daher kann Oliver James personenbezogene Daten ohne Ihr Wissen oder Ihre Zustimmung verarbeiten, wenn dies durch die Datenschutzgesetze vorgeschrieben oder erlaubt ist.
Nichtbereitstellung persönlicher Daten
Wenn bestimmte persönliche Daten oder andere Informationen nicht zur Verfügung gestellt werden, kann Oliver James nicht in der Lage sein, Dienstleistungen zu erbringen oder vertragliche Verpflichtungen zu erfüllen. Dies kann bedeuten, dass Oliver James nicht in der Lage ist, Kandidaten an Kunden zu vermitteln oder Kandidaten zu bezahlen.
Änderung des Verarbeitungszwecks
Oliver James verwendet personenbezogene Daten nur für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, es sei denn, Oliver James ist der Ansicht, dass es notwendig ist, personenbezogene Daten für einen anderen Zweck zu verwenden, der mit dem ursprünglichen Zweck vereinbar ist.
Automatisierte Entscheidungsfindung
Oliver James setzt moderne Technologien ein, um den Einstellungsprozess zu verbessern und die Effizienz zu steigern. Dazu gehört gegebenenfalls auch der Einsatz automatisierter Technologien für die Bereitstellung von Zusammenfassungen und Beschreibungen. Dies kann auch die Verarbeitung personenbezogener Daten mit automatisierten Mitteln umfassen, vorbehaltlich der Einhaltung der Datenschutzgesetze. Gegenwärtig werden bei allen Rekrutierungsaktivitäten von Oliver James menschliche Entscheidungen getroffen, obwohl Oliver James in Zukunft möglicherweise vollständig automatisierte Technologien wie Expertensysteme oder maschinelles Lernen einsetzen wird, um den Auswahlprozess eines Bewerbers von Anfang bis Ende abzuschliessen, sofern dies angemessen ist und die Datenschutzgesetze eingehalten werden. Oliver James kann automatisierte Prozesse verwenden, um die Oliver James zur Verfügung gestellten persönlichen Daten zu überprüfen und um die den Beratern von Oliver James zur Verfügung stehenden Informationen zu ergänzen
Falls erforderlich, wird Oliver James die Zustimmung zur Durchführung einiger oder aller dieser Aktivitäten einholen. Wenn die Zustimmung nicht erteilt wird, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Oliver James einen Kandidaten erfolgreich vermitteln kann.
Gemeinsame Nutzung von Daten
Oliver James darf personenbezogene Daten an die folgenden Dritten weitergeben, die personenbezogene Daten für ihre eigenen Zwecke verarbeiten können:
potenzielle Kunden, um für die Kandidaten geeignete Stellen zu finden;
Kunden, denen Oliver James Kandidaten vermittelt hat, um die laufende Beziehung zu verwalten und um Rechnungen zu stellen oder Zahlungen zu leisten;
andere Personalagenturen und Vermittler, einschliesslich einen Anbieter von Bewerberdiensten (falls zutreffend), um einen Bewerber für eine Stelle zu vermitteln und die Beziehung zu verwalten;
Personen und Organisationen, die über Informationen im Zusammenhang mit Referenzen oder Bewerbungen von Kandidaten verfügen, wie z.B. derzeitige, frühere oder zukünftige Arbeitgeber, Ausbilder und Prüfungsgremien sowie Arbeitsvermittlungs- und Personalvermittlungsagenturen; Dritte, die Oliver James mit der Erbringung von Dienstleistungen beauftragt hat, einschliesslich KYC-Dienstleistungen (wie z.B. die Überprüfung von Referenzen, Qualifikationen und ggf. strafrechtlichen Verurteilungen);
· Oliver James Service Provider wie IT-Support, Postversand, Lohnbuchhaltung, Website-Hosting, andere Drittanbieter, die Dienstleistungen im Auftrag von Oliver James erbringen (einschliesslich externer technischer Berater);
· bei dem Verkauf von Unternehmen oder Vermögenswerten an einen potenziellen Käufer eines solchen Oliver James-Unternehmens oder -Vermögenswertes;
· Oliver James Geschäftspartnern und professionellen Beratern wie Rechtsanwälten, Wirtschaftsprüfern und Buchhaltern, Steuer-, Audit- oder anderen Behörden; und
· Oliver James internationale Niederlassungen zum Zweck der Erbringung von Dienstleistungen. Alle Niederlassungen von Oliver James haben Zugriff auf das zentralisierte System von Oliver James, dass für die weltweite Vermittlung von Kandidaten verwendet wird.
Alle Lieferanten von Oliver James und andere Unternehmen der Oliver James Gruppe sind verpflichtet, angemessene Sicherheitsmassnahmen zu ergreifen, um personenbezogene Daten im Einklang mit den Richtlinien von Oliver James zu schützen. Soweit möglich, untersagt Oliver James seinen Lieferanten, personenbezogene Daten für eigene Zwecke zu verwenden.
Oliver James kann die Ergebnisse der Überwachung von Vielfalt und Integration auf einer anonymisierten, aggregierten Grundlage weitergeben.
Datenspeicherung
Oliver James speichert personenbezogene Daten in der zentralen Datenbank von Oliver James, die auf sicheren Servern innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) gehalten wird. Auf die in der Oliver James-Datenbank gespeicherten Informationen können die Unternehmen der Oliver James-Gruppe von lokalen Niederlassungen innerhalb des EWR (Dublin, Amsterdam, Frankfurt, Mailand, Antwerpen und Brüssel), von Niederlassungen in Ländern, die einen Angemessenheitsbeschluss erhalten haben (London, Manchester) und von Oliver James-Niederlassungen ausserhalb des EWR (Vereinigte Staaten, Hongkong und Singapur) zugreifen.
Um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten ein angemessenes Schutzniveau erhalten, hat Oliver James die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission zwischen den Mitgliedern der Oliver James Group übernommen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Daten, die von Oliver James ausserhalb des EWR übertragen werden, in einer Weise behandelt werden, die mit der Datenschutzgesetzgebung vereinbar ist und diese respektiert.
Datensicherheit
Oliver James hat angemessene Sicherheitsmassnahmen ergriffen, um zu verhindern, dass personenbezogene Daten versehentlich verloren gehen, unbefugt verwendet oder aufgerufen, verändert oder offengelegt werden. Oliver James hat Verfahren für den Umgang mit mutmasslichen Verstössen gegen die Datensicherheit eingeführt und wird die betroffenen Parteien und die zuständigen Aufsichtsbehörden über einen mutmasslichen Verstoss informieren, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist
Oliver James verwendet strenge Zugangskontrollen (einschliesslich physischer Zugangskontrollen), Verschlüsselung, regelmässige Backups, Überwachung und Protokollierung des Zugriffs, Erkennung und Verhinderung von Eindringlingen (einschliesslich eines Plans zur Reaktion auf Vorfälle) sowie zusätzliche Sicherheitsmassnahmen, um die Integrität der gespeicherten personenbezogenen Daten zu gewährleisten und das erforderliche Schutzniveau gemäss den einschlägigen Datenschutzgesetzen aufrechtzuerhalten.
Aufbewahrung von Daten
Oliver James unternimmt wirtschaftlich vertretbare Anstrengungen, um sicherzustellen, dass persönliche Daten gelöscht werden, sobald der Zweck, für den die persönlichen Daten erhoben wurden, nicht mehr relevant ist.
Personenbezogene Daten können aufbewahrt werden, um gesetzlichen, buchhalterischen oder Berichterstattungsanforderungen zu genügen und soweit dies für die Erbringung von Dienstleistungen erforderlich ist. Die Aufbewahrung personenbezogener Daten erfolgt in Übereinstimmung mit der Datenschutzgesetzgebung und den Branchenstandards.
Oliver James wendet gegebenenfalls Anonymisierungs-, Archivierungs- und Löschverfahren an.
Rechte an persönlichen Daten
Gemäss der Datenschutzgesetzgebung können betroffene Personen bestimmte Rechte in Bezug auf ihre persönlichen Daten haben, darunter:
· Recht auf Zugang - das Recht, von Oliver James Kopien der persönlichen Daten zu verlangen.
· Recht auf Berichtigung - das Recht, Oliver James aufzufordern, unrichtige persönliche Daten zu berichtigen oder unvollständige Informationen zu vervollständigen.
· Recht auf Löschung - das Recht, Oliver James zu bitten, persönliche Daten unter bestimmten Umständen zu löschen.
· Recht auf Einschränkung der Verarbeitung - das Recht, Oliver James aufzufordern, die Verarbeitung von personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen einzuschränken.
· Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung - das Recht, unter bestimmten Umständen Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten einzulegen.
· Recht auf Datenübertragbarkeit - das Recht zu verlangen, dass Oliver James unter bestimmten Umständen persönliche Daten an eine andere Organisation oder an die betroffene Person übermittelt.
· Recht auf Widerruf der Zustimmung - Wenn die Zustimmung als rechtmässige Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten verwendet wird, kann diese Zustimmung widerrufen werden.
Wenn Sie Oliver James bezüglich der Rechte an persönlichen Daten kontaktieren möchten, wenden Sie sich bitte an: GDPR@oliverjames.com.
Es kann sein, dass Oliver James bestimmte Informationen anfordern muss, um die Identität einer Person zu bestätigen und das Recht auf Zugang zu den relevanten persönlichen Daten zu bestimmen.
Darüber hinaus haben die betroffenen Personen das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.
Änderungen an dieser Datenschutzhinweis
Dieser Datenschutzhinweis kann von Zeit zu Zeit aktualisiert werden. Die aktualisierte Version wird auf der Oliver James Website veröffentlicht.
